Cum să creezi un brief al proiectului?

Înainte de a începe munca propriu-zisă la un proiect este foarte importantă crearea unui brief de proiect. Scopul acestuia e de a comunica motivul, abordarea și procesele necesare pentru ca echipa implicată în proiectul respectiv să îl ducă la bun sfârșit cu succes. Brief-ul proiectului furnizează cele mai importante informații într-un rezumat, care subliniază obiectivele proiectului, domeniul de aplicare, reperele, principalele livrabile și deadline-ul proiectului.

 

De obicei, brief-ul proiectului este creat de către managerul de proiect, care este responsabil de crearea planului și a programului, cât și de gestionarea resurselor. Acesta va ghida toate componentele proiectului pentru a fi finalizat la timp și conform cerințelor clientului.

 

Pentru că brief-ul proiectului este o parte esențială din întregul proces, am pregătit pentru tine cele mai importante elemente pe care trebuie să le conțină:

 

• Titlul
• Informații despre client – contact, tip de afacere și bază de clienți
• Definiția proiectului – domeniul de aplicare, rezultate
• Abordarea proiectului – proceduri și procese
• Obiectivul proiectului
• Detalii despre publicul țintă, cronologie, obiective, revizuire s.a.m.d.

 

 

Nu există o singură modalitate de a crea un brief de proiect, însă dacă cuprinde elementele enumerate mai sus, primul pas este deja făcut.

 

Am creat pentru tine un ghid care te va ajuta să bifezi și să ții cont de importanța fiecărui element atunci când creezi brief-ul proiectului:

 

Rezumatul proiectului

 

Începe prin a colecta informațiile de contact, creează rezumatul afacerii și baza de clienți. Vei avea astfel o bază solidă de la care să începi.

 

Obiectivele proiectului

 

Cunoscând care sunt obiectivele proiectului, întreaga echipă va înțelege per general în ce direcție trebuie dus proiectul. Fii atent la deadline-ul livrabilelor, în special deadline-ul final. De asemenea, utilizează metoda SMART pentru a defini obiective clare și realizabile: specific, măsurabil, realizabil, realist și limitat în timp.

 

Cronologia proiectului

 

Odată ce ai stabilit care sunt materialele care trebuie livrate, este nevoie să stabilești intervalul de timp în care să fie realizate aceste materiale. Asta înseamnă să știi când vă apucați de treabă, care este cronologia proiectului și deadline-ul final.

Cine este publicul țintă?

 

Pentru a te asigura că proiectul are succes, este important să stabilești cu exactitate cui se adresează și să te încadrezi în așteptările publicului țintă. Creează un avatar de client complex, care să cuprindă datele demografice, psiho-sociografice și insight-urile publicului țintă.

 

Comunică brief-ul părților interesate și echipei

 

În această parte este esențial să transmiți brief-ul proiectului restului echipei și clientului, incluzând resursele necesare, bugetul, chiar și un plan de comunicare. Tot aici definește rolurile și responsabilitățile fiecărui membru al echipei implicat în proiect.

 

Evită aceste greșeli comune atunci când creezi un brief de proiect

 

Suntem oameni și avem dreptul să greșim. Cu toate acestea, cunoscute din timp, există anumite greșeli care se pot evita atunci când faci un brief de proiect:

 

• Fii atent la capcane precum definirea prea multor obiective.
• Rezumatul proiectului ar trebui să fie scurt și ușor de înțeles.
• Claritatea este cheia unui proiect de succes, așa că evită comunicarea confuză și fii clar în definirea publicului țintă.
• Evită generalizările și fii precis în brief-ul pe care îl creezi.

 

Brief-ul proiectului este un document de bază care duce la un plan al proiectului bine gândit, dar este și un instrument de comunicare. Dacă nu ai un brief clar, și restul proiectului va avea de suferit.

 

Specialiștii Whap.ro sunt pregătiți să te ajute să-ți duci proiectul la bun sfârșit. Creează-ți cont pe https://whap.ro/ și alege profesionistul cu care vrei să lucrezi.